Daftar isi [Tampil]
Stock opname adalah salah satu kegiatan penting dalam bisnis retail. Stock opname merupakan kegiatan perhitungan stok produk di gudang.
Setiap produk yang ada di gudang harus dihitung ketersediaan stoknya untuk memastikan adanya kesamaan stok di gudang dengan stok pada pembukuan. Mengingat barang-barang di gudang biasanya memiliki jumlah yang tidak sedikit, stock opname perlu dilakukan dengan ketelitian dan kehati-hatian yang sangat tinggi.
Itulah mengapa setiap bisnis retail perlu melakukan 3 langkah stock opname dengan benar. Apa saja langkah-langkahnya? Temukan jawabannya di sini.
Apa Kegunaan Stock Opname?
Stock opname perlu dilakukan untuk memastikan bahwa stok produk di gudang dan program pembukuan sudah seragam. Selain itu, stock opname juga dilakukan untuk hal-hal berikut ini:
- Untuk menentukan jumlah stok barang yang akan dibeli atau diproduksi di masa mendatang. Hal ini penting untuk menghindari adanya kelebihan atau kekurangan stok.
- Untuk memberi tahu perusahaan jumlah stok produk yang tepat.
- Untuk menentukan nilai Harga Pokok Penjualan dalam laporan laba rugi.
- Untuk mengontrol dan mengawasi kuantitas dan kualitas produk dalam gudang.
Langkah Melakukan Stock Opname dalam Bisnis Retail
Pelaksanaan stock opname dalam bisnis retail meliputi tiga tahap, yaitu tahap awal, tahap persiapan, dan tahap stock opname. Berikut ini adalah pembahasan ketiga tahap tersebut:
1. Tahap Awal
Tahap awal dilakukan jauh-jauh hari sebelum hari H stock opname. Umumnya, stock opname bisa dilakukan setiap tahun, kuartal, triwulan, atau setiap bulan.
Pada tahap awal, bisnis retail harus menginformasikan karyawan gudang agar menyiapkan dua stiker berbeda. Stiker ini digunakan untuk menandai stok produk yang telah dihitung dan tidak dihitung saat stock opname.
Setelah itu, karyawan gudang perlu menata dan merapikan stok produk berdasarkan kode dan jenis barangnya. Produk yang ada pun perlu dilengkapi dengan barcode agar tim penghitung dimudahkan dalam menghitung produk gudang.
2. Tahap Persiapan
Lanjut ke tahap kedua, yaitu tahap persiapan. Tahap ini dilakukan menjelang stock opname, biasanya H-1.
Untuk mengawali tahap persiapan, karyawan gudang perlu melakukan briefing untuk menyiapkan perhitungan stok produk. Pastikan setiap karyawan sudah memahami tugasnya masing-masing.
Lalu, penanggung jawab gudang perlu menyelesaikan input mutasi produk setidaknya sampai jam tutup operasional, yaitu H-1 stock opname. Ketika jam operasional telah berakhir, maka penanggung jawab gudang harus menghentikan segala mutasi produk. Hal ini penting dilakukan agar tidak ada lagi ketidaksamaan data antara stok produk dalam catatan dan realitanya di gudang.
3. Tahap Stock Opname
Jika tahap awal dan tahap persiapan sudah selesai, maka waktunya tahap stock opname. Tahap ini berlangsung dengan melakukan perhitungan stok produk.
Supaya kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar, penanggung jawab harus memastikan semua transaksi yang berkaitan dengan stok produk sudah terekam dalam program.
Jika sudah dikonfirmasi, maka penanggung jawab bisa langsung mencetak semua stok produk sebagai acuan. Printout yang berisi data stok ini kemudian dibagikan ke tim accounting untuk memudahkan mereka dalam menghitung stok.
Printout tersebut tak boleh diserahkan kepada karyawan gudang agar mereka tidak mengetahui stok produk yang berada dalam program.
Setelah itu, perhitungan bisa langsung dilakukan. Produk yang sudah dihitung perlu diberi stiker agar tidak terhitung dua kali.
Hasil perhitungan stok produk kemudian diserahkan kepada tim input untuk dipindahkan ke Microsoft Excel. Pada dokumen tersebut, akan terlihat perbandingan stok produk di gudang dan program. Apabila ada selisih, petugas yang berwenang perlu melakukan pengecekan kembali.
Terakhir, perhitungan akan diserahkan ke bagian accounting jika selisih produk sudah terselesaikan. Bagian accounting pun akan melakukan penyesuaian stok produk dalam program.
Baca juga:
Kesimpulan
Mengelola stok produk dalam gudang memang tak mudah. Apalagi jika bisnis retail yang ada cukup besar, sudah tentu stok produk yang ada tidak sedikit jumlahnya.
Meski sulit, stock opname tetap perlu dilakukan. Itulah sebabnya setiap bisnis retail perlu menggunakan teknologi manajemen gudang yang dapat membantu pelacakan dan perhitungan stok produk dalam gudang.
Bisnis retail bisa menggunakan aplikasi ERP dari RedERP. Aplikasi ini memiliki modul Inventory & Distribution yang bisa memeriksa inventaris fisik, memberi informasi tentang stok produk, memantau jumlah stok produk, mengkategorikan produk, dan memantau perpindahan produk secara real time.
Aplikasi ERP dari RedERP adalah solusi yang tepat untuk memudahkan proses stock opname dalam bisnis retail. Maka dari itu, bisnis retail yang tertarik menggunakan aplikasi ini bisa mengunjungi situs RedERP untuk melihat informasi lebih detailnya.